Detrás de cada trabajador que inicia sus funciones sin estar registrado en el sistema de seguridad social hay un riesgo latente que el empleador carga sobre sus hombros sin quizás darse cuenta de la magnitud de lo que está asumiendo.
No se trata de burocracia innecesaria ni de un trámite que pueda diferirse hasta que haya más tiempo o más dinero.
Lo que dice la ley sobre el momento en que nace la obligación de afiliar
Otros sostienen que el contrato aún no estaba firmado, que se trataba de un acuerdo informal o que simplemente no sabían que la obligación era tan inmediata.
La ley no distingue entre contratos escritos y verbales, entre trabajadores de tiempo completo y trabajadores por horas, entre empleados con antigüedad y empleados en sus primeras horas de trabajo.
El sistema de seguridad social existe precisamente para garantizar que los riesgos propios del trabajo no recaigan sobre el trabajador ni sobre su familia, sino que sean gestionados colectivamente a través de entidades especializadas.
El catálogo de sanciones que puede recibir un empleador negligente
Cuando las autoridades detectan que un empleador no ha afiliado a sus trabajadores desde el inicio, las consecuencias se producen en varios niveles al mismo tiempo, y cada uno de ellos genera su propio impacto económico y jurídico.
Pero las multas son solo el comienzo del problema.
Un solo accidente grave ocurrido durante el período de omisión puede generar obligaciones económicas que superen en muchas veces el valor total de los aportes que el empleador evitó pagar, destruyendo en poco tiempo lo que tardó años en construir.
Cómo se liquida la deuda acumulada por no haber afiliado desde el primer día
Independientemente de las multas y de la responsabilidad directa por prestaciones, el empleador también debe pagar todos los aportes que debió haber cotizado al sistema desde el primer día de labores del trabajador.
En muchos casos las entidades del sistema no aceptan plazos muy amplios para ponerse al día, lo que obliga al empleador a hacer erogaciones importantes en momentos en que además está enfrentando multas y posibles demandas.
Qué puede hacer un empleado que descubre que no fue afiliado desde el inicio
Puede acudir ante los inspectores de trabajo para interponer una queja formal, puede iniciar acciones ante las entidades de seguridad social para exigir la afiliación retroactiva, y puede demandar ante los jueces laborales si considera que la conducta del empleador le generó perjuicios concretos.
El trabajador no necesita esperar a terminar la relación laboral para hacer valer sus derechos: puede exigir la afiliación mientras aún está trabajando para ese empleador, y la ley protege al trabajador que ejerce estos derechos frente a cualquier represalia que el empleador pueda intentar tomar en su contra.
Por qué cometer este error más de una vez multiplica exponencialmente las consecuencias
Un empleador que ya fue sancionado por no afiliar a sus trabajadores y vuelve a cometer la misma infracción enfrenta consecuencias considerablemente más graves en todos los frentes.
En un entorno empresarial donde la responsabilidad social y el cumplimiento normativo son cada vez más valorados, ser conocido como un empleador www.seguridadsocialfacil.com que no registra a sus trabajadores puede cerrar puertas que cuestan mucho más de lo que alguna vez se pudo haber ahorrado evitando la afiliación.
La solución es siempre más sencilla de lo que parece
Este procedimiento debe asignar responsabilidades claras, contar con checklists verificables y estar vinculado al proceso de incorporación de cada nuevo empleado de manera que sea imposible omitirlo sin que alguien lo note.
Cumplir con la obligación de afiliar a los trabajadores desde el primer día no es un gasto: es la base sobre la que se construye cualquier relación laboral seria, responsable y sostenible en el tiempo.